2.1. Документальное оформление поступления товаров \ КонсультантПлюс

2.1. Документальное оформление поступления товаров

2.1.1. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли — продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

2.1.2. Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно — транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом — фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. (код по ОКУД 0903016).

Товарно — транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно — транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно — транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803, 0903804).

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Счет — фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет — фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара (типовая форма N 141).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету — фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма N 868).

2.1.3. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно — транспортной накладной, счете — фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

2.1.4. Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно — материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР от 14. 01.67 N 17.

2.1.5. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.65 N П.6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет — фактура, товарно — транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

2.1.6. При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

2.1.7. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

2.1.8. При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

2.1.9. Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

2.1.10. Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составление и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15. 10.90.

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт. Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов Торгово — промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово — промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт (код по ОКУД 0903002) составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления рекламационных актов рассматриваются в «Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15. 10.90.

2.1.11. Учет первичных документов по приходу товаров материально ответственным лицам рекомендуется вести в «Журнале поступления товаров», который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

2.1.12. Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

2.1.13. Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

2.1.14. Порядок приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре — оборудовании, регулируется Инструкцией «Об особенностях приемки товаров народного потребления, доставляемых в таре — оборудовании», утвержденной Минторгом СССР, Центросоюзом СССР и Государственным арбитражем при Совете Министров СССР 29. 06.82 N 072-75 (письмо Минторга РСФСР от 11.08.82 N 0205).

2.1.15. Документальное оформление и учет изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также товаров в комиссионных магазинах регулируется соответственно Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1089 «Об утверждении Правил скупки у населения драгоценных металлов, драгоценных камней в изделиях и ломе», приложением к Правилам работы пунктов по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения, утвержденных Приказом Минторга СССР от 14.11.72 N 212 «Инструкция о порядке оформления операций по скупке ценностей и об организации бухгалтерского учета и отчетности в пунктах по скупке драгоценных металлов, камней и изделий из них у населения» и Постановлением Правительства РФ от 26.09.94 N 1090 «Об утверждении Правил комиссионной торговли непродовольственными товарами», Приказом Комитета РФ по торговле от 07.12.94 N 99 «Инструкция о порядке оформления комиссионных операций и ведения бухгалтерского учета в комиссионной торговле непродовольственными товарами».

Управление движением товаров в ТКПТ (часть 1)

Оглавление

1. Приемка товара
   • Описание прошивки для ТСД
   • Сбор по факту
   • Действие приемщика при приеме товара с помощью ТСД
   • Дополнительные функции по компоновке заказов. Выгрузка в один виртуальный заказ нескольких заказов
   • Действия оператора при оформлении документа «Поступление товара» при приемке с помощью ТСД
   • Приемка товара ручным способом на основании одного заказа
   • Приемка товара ручным способом на основании двух или нескольких заказов
   • Использование документа «Предварительная приходная накладная»
   • Контроль приемки товара

2. Возврат товара
   • Правила оформления документа «Возврат товара поставщику»
   • Контроль процедуры возврата товара поставщику
   • Принципы возврата товара от покупателя
   • Виды возврата товара
   • Правило оформления документа Возврат товара от покупателя

Приемка товара

Процесс приемки товаров от поставщиков является одним из самых важных процессов в цепочке контроля товара по качеству и количеству. От того, насколько грамотно осуществлена приемка товаров, зависит во многом дальнейший его учет в системе товародвижения.

Перед приемкой товара необходимо проверить пакет документов.

Приемка желательна только при наличии в информационной системе (ИС) документа «Заказ поставщику».

Приемка товара осуществляется по количеству и по качеству. При приемке необходимо сверить фактическое количество каждого товара с количеством в накладной, а также входные цены. При этом должны соблюдаться следующие основные принципы:

• Позиции, которые отсутствуют в документе «Заказ поставщику», приниматься не должны — незаказанное не брать.
• Позиции, которые превышают по количеству указанное значение в документе «Заказ поставщику», приниматься сверх этого количества не должны — лишнее не брать.
• Позиции, цены на которые превышают цены в документе «Заказ поставщику», приниматься не должны — по завышенным ценам не брать.

Проверка по качеству предполагает выбраковку товаров, имеющих внешние дефекты и истекший или небольшой срок годности.

Возможны несколько вариантов приемки товаров:

• одной накладной поставщика соответствует один, два или более заказов;
• один заказ — одна, две или более приходных накладных.

По технике исполнения существует два способа приемки товара: при помощи ТСД и вручную.

Описание прошивки для ТСД

Ниже приведено главное меню прошивки ТСД.

Рассмотрим основные пункты меню подробнее:

Сбор по факту

В этот раздел грузиться номенклатура из Группы товаров в оборудовании.

Информация содержит ШК, Наименование, и розничную цену.

Применяется для проведения инвентаризаций, контроля ценников и т. д.

В этом разделе, загрузив номенклатуру из группы «Товары в оборудовании» можно формировать множество документов и выгружать в ТКПТ 8 в разрезе документов.

Сбор по заданию

Этот раздел позволяет принимать товар в разрезе заказов. При этом контролируется:

• закупочная цена с учетом поправки на копейки из параметров подразделения;
• количество в заказе с учетом поправки из параметров подразделения.

Сбор по заданию (при загруженных заказах)

При выборе пункта меню «2. Сбор по заданию», у нас отображаются загруженные в ТСД номера документов «Заказ поставщику».

Выбрав нужный нам «Заказ» и нажав клавишу «0» на терминале, мы увидим подменю предоставленное ниже. Т. е. мы можем просмотреть информацию о Заказе.

Входя в эти меню можно получить информацию о:

• Сумме заказа и сумме уже принятого товара.
• Количестве СКУ и количестве СКУ принятого товара.
• Закупочной цене и количестве товара по заказу.
• Также можно удалить заказ или отчистить базу принятых товаров.

Действие приемщика при приеме товара с помощью ТСД

Приемщик ежедневно по своему подразделению строит отчет «График поставок», на основании которого он определяет список заказов на текущий день:

Отчет позволяет получить данные последующим горизонтальным или вертикальным группировкам строк:

• дата поставки,
• контрагент,
• заказ,
• час поставки,
• подразделение компании.

Пример результата отчета:

Сформированный в ИС документ «Заказ поставщику» распечатывается. В момент поступления товара приемщик с распечатанным заказом приходит в операторскую службу.

Оператор в информационной системе по распечатке и указанному в ней номеру заказа находит документ «Заказ поставщику» и выгружает его в ТСД.

Если имеется несколько заказов, то они суммируются в один виртуальный заказ (см. ниже).

Для выгрузки заказа в ТСД нажмите Выгрузить в ТСД — Выгрузить заказ:

Далее находим необходимое устройство:

И включаем его:

Далее нажимаем кнопку «Выбрать». Заказ будет выгружен в ТСД.

После того, как мы выполнили выгрузку заказ в ТСД, приемщик выбирая необходимый заказ в ТСД начинает приемку товара сканируя ШК. Для выбора заказа в ТСД мы выбираем пункт «2. Сбор по заданию» в основном меню.

После выбора этого пункта, появится список загруженных заказов в ТСД. Выбираем тот, который нам нужен.

При сканировании товара приемщик обязан сверить соответствие количества и закупочной цены в заказе с приходной накладной поставщика.

При несоответствии количества:

• в меньшую сторону — товар принимается;
• в большую сторону — количество корректируется в соответствии с заказом, лишний товар возвращается поставщику.

При несоответствии закупочной цены в заказе:

• в меньшую сторону — товар принимается;
• в большую сторону — возвращается поставщику (превышение цены допускается на согласованное количество копеек — настраивается в ИС).

Если при сканировании товара штрих-код не опознан, то приемщик должен найти товар по наименованию в заказе:

• товар есть в заказе — сделать отборку;
• товара нет в заказе — возвращается поставщику.

Дополнительные функции по компоновке заказов. Выгрузка в один виртуальный заказ нескольких заказов

Данная функция применяется, если на несколько заказов поставщик сделал одну накладную.

В случае если приходная накладная содержит товары из двух и более заказов, необходимо загрузить все заказы с объединением в один виртуальный заказ. Это делается вызовом обработки пакетной выгрузки заказов с объединением.

Устанавливаем необходимые нам фильтры — как правило, это контрагент и интервал времени, когда были созданы заказы.

Нажимаем кнопку «Заполнить» и получаем список невыполненных заказов совпадающих требованиям выставленных нами фильтров.

Просматриваем результаты. Если какой–либо заказ оказывается ненужным, то всегда можно снять галочку с него и не выгружать такой заказ. Также в этом окне можно добавить заказ вручную, удалить заказ из списка и т. д.

Указываем произвольный номер объединенного виртуального заказа, для дальнейшей идентификации, выбираем нужный нам ТСД и загружаем отмеченные заказы в ТСД. Далее осуществляем прием как при выгрузке обычного заказа.

Действия оператора при оформлении документа «Поступление товара» при приемке с помощью ТСД

Формируется документ «Поступление товаров».

Заполняется шапка документа: подразделение, организация, контрагент, договор, номер и дата входящего документа.

Далее производится выгрузка заказа из ТСД.

• Установить ТСД на подставку.

• 
  В табличной части приходного документа через закладку «Заполнение» — «Заполнить из ТСД».

• Выбираем нужный нам терминал.

• 
  При установке триггера «Выгружать суммы» будет выгружены суммы в колонку «ВСЕГО» приходной накладной из терминала (рекомендуемый режим). Если триггер не стоит, то загрузятся цены подразделения.

• 
  В случае если в ТСД было загружено сразу несколько заказов необходимо выбрать галочками нужный (обычно это заказ, на основании которого была создана накладная) и нажать кнопку «ОК»:

• Табличная часть документа заполняется данными из ТСД.
• Оператор сверяет данные с товарной накладной (количество, сумму, ставку НДС, сумму НДС). Оператор должен обратить внимание — цена поставки в приходной накладной может быть указана без НДС.
• Оператор проставляет розничные цены через закладку «Заполнение» — «Изменить».

Заполнить цены в рознице по типу — Указать форматную цену — Выполнить — ОК.

Приемка товара ручным способом на основании одного заказа

Сформированный в информационной системе документ «Заказ поставщику» менеджер распечатывает и передает старшему приемщику. Приемщик проверяет данные по Заказу с данными по документам поставщика (Цены, количество, ставки НДС).

В момент поступления товара в торговый центр приемщик с заказом и документами от поставщика осуществляет приемку товара. В данном случае необходимо собрать образцы товара для операторской службы (для штучного товара).

Далее пакет документов и образцы товара передается в операторскую службу для оформления поступления товара в информационной системе.

Оператор создает документ «Поступление товаров».

Документы — Заказы на поставку — Заказ поставщику:

В Журнале заказов находим необходимый документ (по номеру):

Кнопка «Ввести на основании» — создаем документ «Поступление товаров».

На запрос системы «пересчитать розничные цены и суммы?» — отвечаем ДА:

Автоматически сформировался приходный документ, полностью соответствующий табличной части ЗАКАЗА.

Заполнить шапку документа:

• Цены и валюта — ЗАКУПОЧНАЯ (выбрать свое подразделение).
• Подразделение — ваше юридическое лицо и подразделение в шапке документа.
• Склад компании — выбрать склад своего подразделения.
• Входящий номер документа — № указан на накладной поставщика.
• Дата — дата накладной поставщика.

Количество и вес товара могут быть откорректированы, согласно данным приходной накладной с учетом исправлений по факту приема товара.

Сверить количество, сумму, сумму НДС с накладной поставщика, после чего документ проводится — кнопка ОК.

Распечатать документ — Печать:

Приемка товара ручным способом на основании двух или нескольких заказов

Документы — Заказы на поставку — Заказ поставщику:

В Журнале заказов находим по номеру необходимый документ:

Кнопка «Ввести на основании» — Поступление товаров:

На запрос системы «Пересчитать розничные цены и суммы» — отвечаем ДА:

Автоматически сформировался приходный документ, полностью соответствующий табличной части ЗАКАЗА.

Заполнить шапку документа:

• Цены и валюта — ЗАКУПОЧНАЯ ( выбрать свое подразделение).
• Подразделение — ваше юридическое лицо и подразделение в шапке документа.
• Склад компании — выбрать склад своего подразделения.
• Входящий номер документа — № указан на накладной поставщика.
• Дата — дата накладной поставщика.

Чтобы добавить в табличную часть строки второго заказа, необходимо в табличной части накладной выбрать на закладке «Заполнение» — «Изменить»:

В появившемся окне «Обработка табличной части» — «Добавить из документа» — выбираем тип «Заказ поставщику»:

При формировании ОДНОГО Поступления товара на основании ДВУХ Заказов необходимо при распределении поставки выбрать оба заказа. Для этого — вариант закрытия — «НЕ ЗАКРЫВАТЬ», первый «Заказ» система
выбирает автоматически, далее через кнопка «Заполнение» — открывается журнал всех заказов на данного поставщика — руками выбираем второй необходимый «Заказ» — выбрать. В результате Поступление распределилось по двум заказам.

Использование документа «Предварительная приходная накладная».

Для того что бы разграничить процессы приемки и проведения фактических данных существует промежуточный документ приемки «Предварительная приходная накладная».

При использовании этого документа технологическая цепочка может выглядеть следующим способом:

Приемка с помощью ТСД — Загрузка данных в Предварительную накладную силами приемщиков — Передача первичных документов оператору — Сверка оператором данных первичных документов и Предварительной накладной — Ввод на основании предварительной накладной документа «Поступление товаров».

Другой вариант применения, когда имеется возможность получать накладную поставщика заранее в электронном виде (обработчики загрузки в типовой конфигурации не представлены). Данные загружаются в предварительные накладные, а уже при фактическом поступлении оформляются документы «Поступление товаров».

Контроль приемки товара

Если при проведении документа «Поступление товаров» высвечивается сообщение — «на товар нет согласованных цен»:

• Проверить правильность выбора контрагента и договора поставки.
• Передать информацию менеджеру
• Накладная записывается, но не проводится до выяснения ситуации.

Цена «Закупочная» увеличилась более, чем на допустимое значение — товар отсеивается на стадии приемки на рампе (возвращается поставщику), в накладной делают вычерк.

Нет Розничных цен, Нет Закупочных цен значит, нет Заказа:

• Информацию передать в виде сообщения ( указать причину) менеджеру категории.
• Товар вернуть водителю экспедитору.

При сканировании товара не найден штрих-код, товар не может быть добавлен в приходный документ системой. Товар не найден в справочнике «Номенклатура» на появившееся сообщение «Добавить …» — выбрать НЕТ.

Если товар не найден по штрих-коду:

• Оператору найти по наименованию.
• Произвести ввод данных по товарной позиции по факту (количество, сумма закупки).
• Подготовить сообщение по электронной почте на отдел ИТС о внесении дополнительного штрихкода на товарную позицию.

Возврат товара

В ходе работы возникает ситуация, когда необходимо провести возврат товара. В информационной системе различают два вида возвратов:

• возврат поставщику,
• возврат от покупателя.

Причин возврата товара может быть несколько: истек срок годности, порча или бой товара (естественная убыль оговаривается в условиях договора), товар не устроил покупателя.

Инициатором возврата товара поставщику может быть менеджер категории или линейный персонал магазина, работающий с товаром в торговом зале (старший продавец, продавец).

Обязательным условием для формирования документа «Возврат товара» является наличие остатков в базе. Если на момент возврата на номенклатурную позицию по каким‑либо причинам нет остатков, то необходимо привести товарные остатки в соответствие (например, использовать механизм «Пересортица»).

Документ «Возврат поставщику» можно формировать заранее, до приезда водителя‑экспедитора в магазин (документ записывается, но не проводиться). При этом надо учитывать, что товар, внесенный в документ, с остатков не списывается.

Документ проводится только после предоставления поставщиком печати или доверенности.

Правила оформления документа «Возврат товара поставщику»

Создается накладная через меню:

Документы — Отгрузка ТМЦ — Реализация товаров или значок  на панели инструментов:

Открывается журнал документов «Реализация товаров»:

Контроль процедуры возврата товара поставщику

Для усиления контроля возвратных документов необходимо вести журнал учета ручным способом, в котором должны фиксироваться все документы с пометкой о выполнении. Данный журнал всегда можно сравнить с реестром расходных документов.

В ситуации, когда документ не проводится и появляется сообщение о не достаточном количестве остатков товара, необходимо сформировать отчет «Остатки товаров» с датой на день возврата.

Настройки отчета:

Вид отчета:

Если на момент возврата товара его нет на складе, необходимо создать документ «Пересортица товаров».

Принципы возврата товара от покупателя

Аргументов для возврата товара от покупателя может быть несколько: первый и основной это не качественный товар, покупатель имеет право вернуть товар по прошествии нескольких дней со дня покупки при условии наличия кассового чека. Иногда возникает ситуация, что возврат товара производится непосредственно при покупке товара при еще не закрытом кассовом чеке.

Виды возврата товара

Существует два вида возврата товара от покупателя:

• Возврат товара по кассе, непосредственно при не закрытом кассовом чеке.
• Возврат товара от покупателя по претензии.

Правило оформления документа «Возврат товара от покупателя»

Документ «Возврат по кассе» в системе не оформляется. Производится возврат непосредственно на кассовом терминале — кассиром при не закрытом кассовом чеке.

Возврат от покупателя по претензии:

Документы — Отгрузка ТМЦ — Возврат от покупателя:

Создать новый документ , ОК:

Заполнить: Организацию — Склад компании — Документ отгрузки (выбрать документ Закрытие кассовой смены за то число, за которое был сделан возврат) — Контрагент (Частное лицо):

После того, как все позиции занесены — документ записываем и проводим — ОК.

Рекомендованные статьи о ПП ТКПТ 8:

• Управление реализацией товаров в ТКПТ
• Управление движением товаров в ТКПТ (часть 2)

Возврат товаров и проверка входящих запасов

Есть ли у вашей команды процесс получения товаров для новых поставок? Это важная складская функция, которая помогает отслеживать поступающие запасы и выявлять любые проблемы с нехваткой или повреждением товаров. Читайте дальше, чтобы узнать больше.

В рамках нашей серии статей об эффективных складских процессах мы подробно рассмотрим приемку товаров.

«Прием товаров» — это функция проверки товаров, доставленных в бизнес, либо поступающих в качестве новых запасов, либо в качестве расходных материалов. Это включает в себя проверку качества, состояния и количества любых поступающих товаров и их размещение на складе.

Почему это важно?

Все товары, приобретаемые предприятием, выполняют определенную функцию, будь то запасы для внутреннего использования или запасы для продажи клиентам. Отслеживание всех предметов, поступающих на склад, гарантирует, что нужные продукты будут получены и своевременно сохранены в надлежащем месте.

Отслеживание процесса получения товаров может помочь поддерживать эффективную работу склада и выявлять любые проблемы с поставщиками.

Создание процесса приема товаров

Щелкните изображение, чтобы увеличить его.

1. Сопоставьте доставку с заказом на поставку

Во-первых, убедитесь, что поставка доставлена ​​в нужное место, сопоставив данные в накладной с заказом на поставку, выставленным вашей компанией.
Заказ на поставку также следует использовать для проверки соответствия каждого товара описанию и заказанному количеству. Как правило, на коробках или картонных коробках должно быть описание предмета и количество его содержимого.

Убедитесь, что вы записали следующее для каждой новой доставки:

• Дата и время прибытия товаров
• Имя партнера по доставке и водителя
• Сверить количество и описание товаров с заказом на поставку
• Отметить любые несоответствия
• Имена сотрудников, проводивших эти проверки

Ведение точных отчетов необходимо для правильного ведения бухгалтерского учета, а также для разрешения любых споров, которые могут возникнуть в будущем в отношении товаров или поставщиков.

Если нет заказа на поставку или записи о заказе, уточните у своего руководителя или в отделе закупок, прежде чем отказываться от товара.

2. Убедитесь, что товары не повреждены

Прежде чем принять поставку, важно провести проверку качества, чтобы убедиться, что товары не повреждены и не неисправны.

Не всегда возможно открыть каждую коробку и проверить каждую единицу товара, особенно при больших партиях. Таким образом, в этих случаях вы можете выполнить выборочную проверку, а не открывать каждую коробку.

Проверьте наличие признаков поломки или неисправностей и убедитесь, что все элементы соответствуют описанию в заказе на поставку.

Если в поставке обнаружены какие-либо поврежденные предметы, запишите степень повреждения в накладной и немедленно сообщите поставщику с подробностями проблемы для обсуждения дальнейших действий.

3. Регистрируйте полученные товары в своем инвентаре

Как можно скорее вводите полученные товары в систему управления складом, включая дату получения и количество. Это позволит сразу распределять запасы по новым заказам.

4. Выделите место для хранения товаров

Важно быстро упаковать новую поставку, чтобы не потерять или не повредить товар.

Расходные материалы должны быть переданы соответствующему лицу в бизнесе или упакованы в обычном месте, чтобы к ним можно было получить доступ при необходимости.

Для товаров, полученных на складе, этим товарам необходимо выделить место на складе для хранения до тех пор, пока они не будут готовы к комплектованию для заказа.

5. Сообщите в отдел кредиторской задолженности

Отправьте копию подписанной и датированной накладной группе по работе с кредиторами. Затем эту информацию можно сопоставить со счетом-фактурой от поставщика, чтобы обеспечить оплату только за фактически полученные товары.

См. первые сообщения из этой серии:
Эффективные складские процессы
Уборка склада

Политика и процедуры получения купленных товаров — Йоркский колледж / CUNY

Цель:

В этом документе содержатся рекомендации по получению приобретенных товаров отделом закупок Йорка. Доставка запрошенных продуктов/товаров знаменует собой переход в процессе «Покупка-к-оплате» от закупочной деятельности к кредиторской задолженности. Все покупки должны быть «получены», чтобы произвести оплату поставщику. «Принимающий» отдел должен определить, являются ли полученные продукты или услуги приемлемыми и соответствуют ли они условиям заказа на поставку. Весь процесс получения состоит из следующего:

Получение — действие, связанное с получением продукции с целью подготовки ее для проверки, размещения на складе или передачи конечному пользователю (заявителю) для немедленного использования.

Инспекция – акт проверки поставленной продукции на предмет ее соответствия закупочным спецификациям.

Приемка – Подтверждение того, что продукты и/или товары соответствуют требованиям заказа на поставку, чтобы поставщик мог получить оплату. Отгрузки считаются «принятыми», если клиент (заказчик товара) подтверждает получение в отделе счетов к оплате и не имеет проблем с качеством или доставкой. Большинство отгрузок считаются принятыми и утвержденными к оплате получателем (заявителем) путем создания квитанции о получении (отчета), если только получатель не свяжется с отделом закупок или счетов к оплате и не запросит отсрочку платежа.

Получение

Подписание поставок

По возможности лицо, получающее товар, должно подписать документы о получении, предоставленные поставщиком или транспортной компанией. Лицо, получающее посылку, должно осмотреть товар перед тем, как подписать квитанцию, а также поставить подпись на упаковочном листе. Затем отправьте упаковочный лист соответствующему лицу (кредиторская задолженность, заявитель, управление активами) для финансовой выверки.

Отказ в доставке

Когда это возможно, отделы должны отказать в приеме отправлений, если они не могут подтвердить, что заказ был размещен их отделом, или если упаковка выглядит достаточно поврежденной, чтобы вызывать беспокойство.

Сохранение документации

В процессе получения отдел получения получает физическое владение и юридическое право собственности на груз. Поэтому поставщику важно предоставить в отдел упаковочный лист для всех поставок, доставляемых в отдел.

Если поставщик не предоставляет упаковочный лист, отдел должен связаться с поставщиком и запросить отправку копий в отдел для его файлов.

Департамент должен продолжать получать документы в файле в соответствии с этими инструкциями. Необходимость сохранения приемных документов особенно важна при приеме любых частичных или поэтапных поставок в течение определенного периода времени.

Проверка

Проверка отправления

Лица, получающие грузы, должны после подтверждения получения заказа провести проверку для проверки следующих минимальных условий:

• Продукция соответствует требованиям заказа на поставку и другим соответствующим документам (например, правильный номер модели, размер, тип, цвет, характеристики и т. д.)
• Заказанное количество по отношению к отгруженному или доставленному количеству.
• Нет повреждений или поломок.
• Единица измерения указана правильно (например, если единица измерения в заказе на поставку — одна дюжина, в упаковке должно быть 12).
• Документация на поставку (упаковочный лист, сертификаты и т. д.) приемлема.
• Скоропортящиеся товары находятся в хорошем состоянии, срок годности не превышен.
• Изделия находятся в рабочем состоянии.

Замены продуктов и избыточные поставки

Поставщикам не разрешается заменять продукты или поставлять больше заказанного количества без предварительного одобрения отдела или агента по закупкам. Агент по закупкам должен быть уведомлен Департаментом всякий раз, когда это происходит.

Частичные поставки

Департаменты должны связываться с соответствующим агентом по закупкам всякий раз, когда покупка получена как частичная поставка без подтверждения или уведомления от поставщика. Эта информация обычно указывается в упаковочном листе.

Неудачные проверки

Департаментам рекомендуется уведомлять в письменной форме о любых неудовлетворительных результатах проверки, обнаруженных во время проверки, и предоставлять результаты поставщику и Агенту по закупкам для принятия соответствующих мер. При получении товаров от транспортных компаний количество полученных посылок должно точно совпадать с номером в грузовой накладной. В противном случае Департамент должен потребовать от водителя указать количество полученных посылок в счете до его подписания. Осмотрите все упаковки на наличие повреждений внешнего контейнера. Любые визуальные повреждения также должны быть отмечены в транспортной накладной перед подписанием.

В случае скрытого повреждения Департамент должен немедленно сообщить об этом доставляющему перевозчику. Отчет должен включать следующую информацию: номер фрахтовой накладной, номер заказа на поставку, дату доставки, поставщика и степень повреждения или недостачи. В случае повреждения важно, чтобы Департамент сохранил все оригинальные транспортировочные коробки для проверки специалистом по урегулированию претензий.

Приемка

Определение приемки

Отделы должны своевременно связываться с поставщиком при отклонении продукции с избыточной поставкой, браком или любым другим несоответствием. Несвоевременное уведомление поставщика и/или Агента по закупкам будет означать, что поставка будет считаться «принятой».

Хранение забракованных продуктов в безопасном месте

Департаменты несут ответственность за хранение забракованных продуктов в охраняемом помещении до тех пор, пока продукты либо не будут отправлены обратно поставщику, либо поставщик не заберет продукты и не удалит их из собственности университета.

Маркировка основных средств

После приемки основных средств подразделения должны обеспечить, чтобы бирки основных средств были прикреплены к капитальному оборудованию в соответствии с политикой университета в отношении основных средств.

Возврат товара для возврата/возврата

Если поставщик отгрузил товары, как указано в заказе на поставку, он юридически выполнил свою часть контракта и не обязан принимать возвращенные товары для возврата или возврата. Принятие возврата поставщиком не происходит автоматически; и, если он принят, поставщик иногда взимает плату за пополнение запасов в размере 5–25% от первоначальной стоимости товара. Этот сбор должен быть оплачен отделом реквизиции.

Когда товар получен от поставщика, который был поврежден или отклонен из-за непрохождения приемочных испытаний или не соответствует указанному в заказе на поставку, отдел должен вернуть номер разрешения на возврат от этого поставщика. Транспортная этикетка на возвращаемом пакете должна быть отмечена номером разрешения на возврат. Другая идентифицирующая информация должна быть размещена на внешней стороне возвращаемой упаковки для облегчения ее идентификации при получении поставщиком. Ни один товар не должен быть возвращен без предварительного разрешения поставщика.