Прием товара или приемка товара как правильно: Основные правила приемки товара в магазине и оформление недостач

Содержание

Приемка товара [Документация VirtualPos]

Основные характеристики

Модуль поступления товаров позволяет приходовать новые поступления товаров от Поставщиков в ручной режиме и в режиме загрузки накладных в электронном виде.
В этом же модуле реализована возможность переоценки товара в торговой точке с учётом нового поступления по правилам ценообразования, назначенным на эту торговую точку.

Оформление поступления в ручном режиме

В панели управления перейти по вкладке Склад/Поступление товара.
В открывшемся окне выбрать склад для зачисления товара, Поставщика, ввести номер накладной поступления. При отсутствии Поставщика необходимо его добавить в перечень Поставщиков, перейдя по ссылке «Добавить». Дата создания поступления выводится автоматически, её можно корректировать, например, по дате документа Поставщика.

После ввода данных по документу поступления, нажать Сохранить и перейти к вводу товаров.

Добавить товар возможно как вводом наименования, так и с помощью сканера штрих-кодов. Далее в соответствующие поля ввести количество, цену за единицу товара или сумму по строке наименования товара (цена и сумма зависимые параметры, при вводе одного из них второй рассчитается автоматически).
После ввода необходимого параметра переход в другое поле таблицы поступления осуществляется клавишей TAB.

При необходимости ввода других характеристик товара можно добавить необходимые поля для заполнения, нажав кнопку Настроить колонки.

Появится поле с вариантами колонок, которые можно добавить. Для изменения очерёдности представления колонок в таблице поступления товаров достаточно нажать правой кнопкой мыши на колонку и перетянуть её в необходимое место. После выбора необходимых полей, нажать кнопку Применить.

Новые поля необходимо добавлять до ввода позиций в список товаров для поступления.

После добавления всех товаров нажать кнопку Принять товар. Весь товар появится на остатках торговой точки, его можно продавать.

Оформление поступления с электронной загрузкой документа

Если Поставщик может присылать накладную в электронном виде, например, в формате Excel, то её возможно загрузить в список товаров для поступления, значительно сэкономив время по вводу параметров и характеристик поступления. Электронную накладную необходимо сохранить в формате csv.
Важно, чтобы в файле не было пустых наименований столбцов и пропусков целых колонок.

Затем нажать кнопку Загрузить из файла, выбрать и загрузить сохранённый файл.

После загрузки появится поле для настройки параметров.

Поле «Использовать шаблон» позволяет выбрать сохранённые шаблоны по Поставщикам, в которых уже сохранены настройки параметров загрузки и сопоставления колонок в накладной. Если шаблон по Поставщику отсутствует, то в первый раз необходимо произвести все необходимые настройки и сохранить их в шаблоне.

В поле «Параметры разбора» необходимо ввести данные по применяемому разделителю полей в файле, ограничителю строк и кодировке. После нажатия кнопки Применить, в нижней части поля загрузки появится предварительный результат отображения накладной. Если все поля отображаются корректно, нажмите кнопку Далее для перехода в настройки сопоставления полей накладной. В противном случае необходимо изменить параметры настроек.
В разделе сопоставления полей необходимо для используемых характеристик товаров выбрать соответствующее поле в электронной накладной Поставщика.

Например, поле по сроку годности товара «Годен до» в накладной Поставщика называется «Срок годности». Для тех полей, которые не планируется использовать, или в накладной Поставщика отсутствуют соответствующие характеристики, необходимо оставить значение «Не использовать».Важно заполнить поля «Цена закупки» и «Сумма закупки».
Если для потребностей бизнеса требуется при поступлении вводить другие характеристики товаров, то их необходимо предварительно задать в гибких полях.
В панели управления меню Настройки, далее выбрать Гибкие поля.

Название нового поля в этом случае следует добавить в таблицу «Товарный остаток» и затем сохранить данные.

Назначенное поле будет доступно для сопоставления с накладной Поставщика.

Когда все сопоставления полей выполнены, возможно сохранить настройки в шаблоне для повторного использования, нажав соответствующую команду в нижней части окна. После ввести имя для шаблона и нажать кнопку Загрузить.
В результате накладная будет загружена в систему. Можно провести сверку фактического поступления с данными в электронной накладной. При необходимости фактическое количество исправить в колонке «Количество». Есть возможность добавить другие товары в это поступление, если необходимо. По окончании проверки нажать кнопку Принять товар. Принятый товар будет доступен для продажи.

ВАЖНО! Если в сопоставлении задано поле ID товара, то этот код должен присутствовать в накладной Поставщика. Система будет искать соответствующий код в номенклатуре, и при его отсутствии будет создана новая номенклатурная позиция в справочнике, которой необходимо будет присвоить соответствующие атрибуты. Если в сопоставлении задан штрих-код позиции, то соответствующий штрих-код система будет искать в номенклатуре и сопоставит позицию номенклатуры с позицией Поставщика по этому коду. Необходимо быть уверенным, что Поставщик передаёт корректные штрих-коды, иначе позиции сопоставятся не правильно.

Пересчёт цен с учётом нового поступления

После приёма товара по накладной есть возможность сразу переоценить номенклатуру по принятому товару с учётом остатков и нового поступления в соответствии с назначенными правилами ценообразования. Для этого нажать кнопку Действия/Расценить товар.

Результат пересчёта цен появится в верхней экрана «Поступления».
Если настроены правила ценообразования, то цены пересчитаются в соответствии с заданными правилами. Нулевое значение в этом случае означает, что расчётная цена не изменилась или не вышла за установленные ограничения.

Новые цены станут доступными после обновления кассы.
Рекомендуется перед обновлением кассы распечатать и заменить ценники, во избежание конфликтов с Покупателями.

Электронная загрузка с сопоставлением позиций по наименованию Поставщика

Если электронная накладная не содержит ID товара, назначенного VirtualPOS, то сопоставление с позициями Поставщиков можно осуществлять по кодам товаров Поставщика, Наименованию Поставщика. Для более точного сопоставления номенклатур рекомендуется использовать оба параметра.

Таблицу сопоставлений по каждому Поставщику можно создать на вкладке Поставщик/Наименование Поставщика/Справочник товаров Поставщика.
Для этого нажать кнопку Добавить и заполнить поля по товарам Поставщика, в поле «Товар» выбрать соответствующее наименование из номенклатуры VirtualPOS и нажать кнопку Сохранить.

Перечень сопоставлений доступен для просмотра, поиска нужных товаров. Прямо из списка можно отредактировать сопоставление или удалить его, кликнув мышкой по соответствующему символу в конце строки. Если кликнуть по заголовку, то таблицу отсортируется по возрастанию или убыванию значений выбранной колонки.

Нажав кнопку Действия, можно воспользоваться дополнительными сервисами: настройка колонок таблицы сопоставления, выгрузка данных в файл или загрузка сопоставления по Поставщику из файла. Загрузка из файла происходит по принципу загрузки Поступлений с настройкой соответствующих колонок для загрузки. Файл должен быть в формате csv. Если при загрузке из файла будет загружено повторно уже имеющееся сопоставление, то информация перезапишется. По колонке «Дата измерения» можно отсортировать последние изменения таблицы сопоставлений. При необходимости можно удалить весь список сопоставлений, например, если требуется загрузить новый более корректный.

Электронная загрузка документов позволяет загрузить не сопоставленные предварительно позиции. В этом случае после загрузки накладной такие позиции в колонке «Товар» будут отображаться «Товар не найден». Кликнув мышкой по знаку «+», можно перейти прямо в режим сопоставления, который откроется в новом окне. В этом случае Код товара и наименование Поставщика уже будут заполнены, останется только выбрать соответствующее наименование товара в VirtualPOS. Если товар новый – то его необходимо предварительно ввести в номенклатуру.

Пока не будут сопоставлены все позиции в накладной, накладная не может быть принята. Для отображения сопоставленных позиций необходимо нажать Действия/Обновить сопоставленные товары. Наименования товаров отобразятся в соответствии с произведёнными сопоставлениями.

Дополнительные функции в режиме накладной

Если кликнуть в загруженной накладной в наименовании товара на значок со стрелкой, то можно сразу попасть в карточку товарной позиции и ,например, добавить штрих-код Производителя.

Другие сервисы по кнопке Действия:

— можно распечатать ценники по данному поступлению;

— создание копии поступления для незначительных корректировок, например, аналогичного поступления на другую торговую точку. В результате появится черновик аналогичного поступления;

— создание возврата. Автоматически будет создана возвратная накладная ан поступление, которую легко отредактировать, удалив ненужные для возврата позиции;

— аннулировать поступление. Принятая накладная примет статус «Черновик», количества товарных позиций в торговой точке уменьшатся в соответствии с накладной. Применяется при необходимости внести коррекции в поступление. Не рекомендуется использование сервиса, если по данной накладной были продажи. Также рекомендуется наделить такими полномочиями отдельных сотрудников.

Приемка товара в аптеке | ФармЗнание

Сайт предназначен для фармацевтов и провизоров

Задать вопрос

Чат с коллегами:

Корп. клиентам Помощь +7 (499) 213-05-00

Главная Статьи Работа в аптеке

Приемка в аптеке — важный этап на пути лекарственного препарата от поставщика к потребителю. Приемочный контроль — законодательная обязанность аптечной организации и одна из трудовых функций фармацевтических работников. В понятие приемочного контроля входит больше, чем сверка по количеству и наименованию, чтобы избежать недостачи или пересорта. Цель приемочного контроля — не допустить попадание недоброкачественного товара в аптеку, а в дальнейшем — к покупателям.

Что включает в себя приемочный контроль?

  1. Согласно Приказам 646н и 647н при приемке работники аптеки проверяют 1. Соответствие поступившего товара товаросопроводительным документам по:
  • ассортименту
  • количеству
  • качеству.
  1. Соблюдение специальных условий хранения и перевозки (при наличии таких требований).
  2. Транспортную тару на наличие повреждений.

СОП — стандартная операционная процедура

На основании Приказа 647н каждая аптека разрабатывает для сотрудников пошаговый алгоритм — стандартную операционную процедуру (СОП) приемки. Условия приема (отказа в приеме), возврата товара, сроки регламентируются договором поставки между аптечной организацией и поставщиком. СОП — это практическое руководство для аптечного работника, в котором учитываются все детали и четко прописываются действия в том или ином случае.

Кем и где проводится приемка аптечного товара?

Руководитель аптеки назначает приказом работников, ответственных за приемку, а также состав приемочной комиссии (обычно из трёх человек) на случай выявления ненадлежащего товара и расхождений во время приемочного контроля. Приемку материально-ответственное лицо проводит в специально выделенной и оборудованной для размещения принимаемого товара зоне приемки. Должны быть стол, поддоны, стеллажи. Также в аптеке должна быть выделена карантинная зона для размещения несоответствующего товара. Это может быть отдельный шкаф, полка, ящик, где хранится несоответствующий товар, и где он никак не пересечется с обычным товаром. В холодильнике это тоже может быть отдельный ящик. Обязательно подписывается «карантинная зона».

Основные этапы приемки

  1. Экспертиза товаросопроводительных документов и прием по количеству мест

Аптечный работник проводит внешний осмотр транспортной тары на наличие загрязнений, подтеков, повреждений. Проводит контроль вскрытия: на коробках не должно быть следов вскрытия (например, если разрезали и заново заклеили скотчем). Этому служат специальные этикетки, наклейки-пломбы на коробках и пломбы на пластиковых контейнерах. Пересчитывает количество мест. Проверяет комплектацию документов — в него должны входить:

  • накладная
  • протокол согласования цен (на ЖНВЛП)
  • реестр документов, подтверждающих качество
  • счет-фактура.

В документах сотрудник проверяет реквизиты: отправитель, получатель (аптека), наличие необходимых печатей и подписей. Если претензий нет, принимающий проставляет в экземпляре поставщика (транспортная накладная, путевой лист) штамп, подпись, количество принятых мест и дату.

В случае нарушения целостности, подозрении в том, что товар может быть поврежден, ответственный работник вскрывает тару в присутствии представителя поставщика (водителя-экспедитора) и оценивает визуально качество товара, соответствие документам по наименованию и количеству. Удостоверившись в полном соответствии фармработник принимает товар.

NB! Для термолабильных препаратов дополнительно оценивается соблюдение температурного режима перевозки (распечатка терморегистраторов, показания термоиндикаторов).

На первом этапе могут быть выявлены несоответствие количества мест, нарушения температурного режима, брак, порча, недостача (при вскрытии), неполнота комплекта, неправильное оформление документов. Чаще всего случается недовоз мест (не догрузились на складе, перепутали аптеки, выгрузили не там) и мятые коробки.

Общая схема действий в этих случаях выглядит следующим образом:

 

  • Комиссия по приемке товара составляет соответствующий акт («Акт расхождения по количеству/качеству«, «Акт боя/брака/порчи») в 2-х экземплярах.
  • Ответственное лицо уведомляет поставщика о выявленных несоответствиях (нарушениях) и передает один экземпляр «Акта…» поставщику.
  • Товар маркируют «забракован при приемке«, размещают в карантинных зонах (для термолабильных отдельная зона в холодильнике) и не принимают до устранения нарушения (несоответствия) поставщиком в случаях, когда это возможно, либо возвращают товар.
  • Для возврата товара комиссия составляет «Акт возврата поставщику». Возврат осуществляют согласно условиям договора.

2.Собственно приемочный контроль

На этом этапе фармработник:

  1. Сличает наименование, количество, производителя, серии, сроки годности фактически поступивших лекарственных препаратов с указанными в товаросопроводительных документах.
  2. Проверяет наличие сведений о документах, подтверждающих качество, (декларация или сертификат соответствия) в реестре (или ином документе) поставщика. Идентифицировать документы качества при необходимости можно на сайтах Федеральной службы по аккредитации и органов сертификации.
  3. Проводит контроль поступивших препаратов по базе Росздравнадзора о приостановленных или изъятых из обращения лекарств.
  4. Оценивает внешний вид товара по показателям «описание», «упаковка», «маркировка». Товар не должен иметь изменений органолептических характеристик, упаковка должна быть целой, соответствующей свойствам товара, с нанесением необходимой информации (наименование, серия, срок годности, производитель, способ применения, режим хранения и др.). Полные требования к маркировке лекарственных препаратов содержатся в ст. 46 Федерального закона №61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств». 

4) С появлением цифровой маркировки — считывает QR-код с каждого маркированного препарата. 

NB! В первую очередь проводится приемочный контроль термолабильных препаратов.

При выявлении несоответствий по количеству/качеству товара:

  • Комиссия составляет «Акт о расхождении по количеству/качеству товара» или «Акт боя/брака/порчи».
  • Ответственный работник информирует Поставщика (по телефону, электронным письмом) и оформляет Претензию в программе. В журнале «Учета претензий» работник делает запись.
  • В случае выявления недоброкачественного товара, товара, изъятого из обращения или обращение которого приостановлено, ответственное лицо уведомляет территориальный орган Росздравнадзора, например по электронной почте.
  • Несоответствующий товар с маркировкой «забраковано при приемке» сотрудник помещает в карантинную зону для последующего возврата поставщику или устранения несоответствия. Для препаратов, обращение которых временно приостановлено предусмотрена отдельная карантинная зона от фальсифицированных, недоброкачественных, контрафактных товаров и товаров с истекшим сроком годности.
  • Для возврата товара уполномоченный сотрудник оформляет документы: «Акт списания» и накладную на возврат. Товар вместе с накладной передает представителю поставщика.

3. Документальное оформление принятых товаров, оприходование и размещение по местам хранения.

Если предыдущие этапы прошли гладко, ответственный за приемку проставляет в товаросопроводительных документах печать аптеки, дату, свою должность, ФИО, роспись. После этого приходует электронные накладные в аптечной программе, распечатывает стеллажные карты (для лекарственных препаратов и БАД), ценники и передает для размещения по местам хранения. Товаросопроводительные документы подшивает в специально предназначенную папку.

Нелекарственные товары аптечного ассортимента

В аптеку поступают не только ЛС, но и медицинские изделия, пищевая продукция аптечного ассортимента (детское питание, минеральные воды, БАД и др.), парфюмерно-косметическая продукция, детские товары, дезсредства, предметы гигиены и ухода за больными. При приемочном контроле этих групп товаров схема проверки и действий будет аналогичная. Приемщик проверяет внешний вид, количество, наименование, серию, производителя, срок годности, номер партии при наличии, правильность оформления документов, информацию о документах качества, сведения о забраковке товара. Товар, несоответствующий документам, ненадлежащего качества, некомплектный, поступивший без тары или упаковки подлежит возврату поставщику. 

  • Если несоответствие обнаружено в присутствии представителя поставщика, комиссия составляет «Акт возврата« (при нарушении температурного режима) или «Акт расхождения по количеству/качеству» или «Акт боя/брака/порчи» в 2-х экземплярах. Уведомляет поставщика о возврате и вместе с экземпляром «Акта…» возвращает товар.
  • Если несоответствие обнаружено позднее, комиссия составляет «Акт расхождения по количеству/качеству» или «Акт боя/брака/порчи», уведомляет поставщика о выявлении несоответствия и необходимости возврата. Возврат производится согласно условиям договора. Копия акта направляется поставщику в электронном виде. Товар и экземпляр акта передаются представителю поставщика при следующей поставке.
  • При отказе поставщика принять несоответствующий товар, что случается редко, разногласие рассматривается в судебном порядке.

Нелекарственные товары ненадлежащего качества размещаются в карантинной зоне отдельно от ЛС.

Таблица. Электронные ресурсы для контроля качества товаров аптечного ассортимента.

Что проверяем

Ресурс

Электронный адрес

Для каких товаров

Сведения о регистрации

сайт Росминздрава, Государственный реестр лекарственных средств

https://grls.rosminzdrav.ru/Default.aspx

лекарственные препараты

сайт Росздравнадзора, Государственный реестр медицинских изделий и организаций, осуществляющих производство и изготовление медицинских изделий

https://roszdravnadzor.gov.ru/services/misearch

медицинские изделия

реестр Роспотребнадзора

http://fp.crc.ru/

нелекарственные товары аптечного ассортимента

сайт Евразийской Экономической Комиссии, Единый реестр Свидетельств о государственной регистрации Таможенного Союза

https://portal. eaeunion.org/sites/odata/_layouts/15/Portal.EEC.Registry.Ui/DirectoryForm.aspx?ViewId=1631d8b8-efd5-4a46-80d9-5e252e7986bb&ListId=0e3ead06-5475-466a-a340-6f69c01b5687&ItemId=231#

Контроль не разрешенных к продаже товаров

сайт Росздравнадзора, Поиск писем по контролю качества лекарственных средств

https://roszdravnadzor.gov.ru/services/qclssearch

лекарственные препараты

сайт Росздравнадзора, Информационные письма о медицинских изделиях

https://roszdravnadzor.gov.ru/services/unreg

медицинские изделия

Идентификация сертификата или декларации

сайт Федеральной службы по аккредитации (Росаккредитация)

https://safety.fsa.gov.ru/

товары аптечного ассортимента, подлежащие сертификации или деколарированию

 

Правильно организованный приемочный контроль — гарантия безопасности реализуемых аптекой товаров и залог дальнейшей слаженной работы аптеки на этапах хранения и реализации.

    • ≈ 60 мин.
    • Органы пищеварения

    Фармацевтическая помощь при функциональных проблемах ЖКТ и изжоге

    50595

    • ≈ 60 мин.
    • Разное

    Место препаратов кальция в Бьюти направлении

    50514

    • ≈ 60 мин.
    • Костно-мышечная система

    Антиноцицептивный эффект хондропротекторов — миф или реальность? Наружные и пероральные хондропротекторы

    50541

    • ≈ 60 мин.
    • Органы дыхания

    Аллергический ринит. Рекомендации общества ринологов для фармацевтов

    50475

    • 36 ак. часов

    Актуальные вопросы первой помощи при неотложных состояниях

    До 2500 ₽

    • 36 ак. часов

    Современные требования к отпуску лекарственных препаратов, медицинских изделий населению и медицинским организациям

    До 2500 ₽

    • 504 ак. часа

    Фармация для ВО

    До 9600 ₽

    • 36 ак. часов

    Организация деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ

    До 2500 ₽

  • Секрет шикарной прически: как правильно и неправильно ухаживать за волосами

    • Падыганова Алсу Вазиховна
  • Не временное облегчение, а настоящая помощь: консультирование при насморке

    • Ковригина Елена Семёновна
  • Крапивница острая и хроническая: диагностика, лечение, профилактика

    • Ольшанская Ирина Ивановна
  • Алкогольная интоксикация: как помочь?

    • Ольшанская Ирина Ивановна
  • Ученые научились предотвращать ИППП?

    Мощное исследование о профилактике ИППП

  • Зачем искусственный интеллект научили сканировать сетчатку?

    Сетчатка может рассказать о человеке гораздо больше, чем мы думали раньше

  • Церемония награждения победителей XXIII конкурса «Платиновая унция» состоится 20.

    ..

    Гости вечера смогут принять участие в аукционе картин в помощь БФ «Подсолнух»

  • Стали известны номинанты по итогам первого этапа голосования XXIII «Платиновой…

    Они объявлены в рамках второго заседания оргкомитета конкурса

  • Сложности при подаче документов через ФРМР

    Отвечаем на ваши вопросы

  • Подать документы на аккредитацию через ФРМР

    Пошаговая инструкция для фармацевтов

  • Приказ Минздрава №709н: Какой будет аккредитация фармспециалистов?

    Изучаем приказ Минздрава №709н

  • Типы аккредитации фармацевтических специалистов

    Где, кому и как нужно проходить аккредитацию?

  • Шесть вопросов от специалистов с бывших территорий Украины

    Как начать работать в российских аптеках?

  • Новый рецептурный бланк 107/у-НП: образец заполнения

    7 распространенных ошибок и образец заполнения бланка

  • Можно ли отправлять лекарства в посылке за границу?

    Разбираемся, что можно и нельзя ввозить и вывозить

  • Кто и кем имеет право работать в аптеке?

    Таблица соответствия образования и должностей фармспециалистов

  • Передозировка витаминами A, D, E, C и другими

    Рассмотрим последствия приема высоких доз витаминов

  • Валидол: показания к применению, эффективность и история

    10 фактов о валидоле — легендарном препарате с недоказанной эффективностью

  • ЭНДОМЕТРИОЗ: ВСЕ ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОМУ РАБОТНИКУ

    В статье представлены данные о современных аспектах фармакотерапии эндометриоза. ..

  • Бета-адреноблокаторы: эффекты, показания к применению и противопоказания

    Сравнительная таблица популярных препаратов

  • С вами точно это происходило: разбираем три до боли знакомых аптечных кейса

    3 случая за первым столом

  • Аптека с роботизированным складом в Подмосковье

    О том, как это произошло, поговорили с генеральным директором

  • Долгосрочные последствия коронавируса для организма

    Обзор свежих научных публикаций о последствиях коронавируса для организма

  • Правильное питание: рекомендации от врача эндокринолога и чек-лист продуктов

    Как правильно составить рацион питания

  • Важный фактор лечения эректильной дисфункции

    Эректильная дисфункция (ЭД) — постоянная неспособность достичь и поддерживать. ..

  • Обязательная маркировка БАД: что думают работники аптек?

    Станет ли нововведение такой же головной болью для аптек, как и маркировка ЛП?

  • Увеличение штрафа за отпуск ПКУ без рецепта: что думают фармацевты

    «В таких условиях станет невозможно работать»: что думают фармацевты и провизоры…

  • Операция «Спаси Новый Год», или Помоги Деду Морозу попасть на праздник

    Календарь на 2022 год тает, и праздники с каждым днем становятся все ближе…

  • Мотивация фармацевтов в аптеке

    Рассказываем, чем вдохновляют специалистов в аптеках России.

  • Признаки абьюза в отношениях

    Топ-6 симптомов абьюза

  • Индекс массы тела: калькулятор расчета

  • Какую рассаду посеять дома в апреле?

    Краткий экскурс в апрельские культуры

  • Как быстро заснуть: 5 неочевидных способов

    Эффективные подходы к коррекции бессонницы

  • Штамм коронавируса «Кракен»: признаки и лечение

    Разновидность омикрон-штамма добралась и до России

  • Пандемия коронавируса в 2023 году: прогнозы экспертов

    Что ожидать россиянам нынешней осенью-зимой

  • Вакцинация от коронавируса в России: самое важное, что нужно знать о вакцинах

    Об эффективности российских вакцин и стоит ли прививаться.

  • Противовирусные препараты при коронавирусе: факты и ответственное…

    Рассказываем эффективны ли противовирусные препараты при профилактике…

  • Правовое регулирование деятельности аптек: что нового?

    Заведующие за первым столом и другие новеллы фармацевтического законодательства

  • Лечение аллергического конъюнктивита

    Обзор популярных препаратов

  • Репродуктивное право женщины. Роль работника первого стола в его реализации.

    Репродуктивные права – это права человека, которые на сегодняшний день уже…

  • Фармзнание поздравляет коллег с международным женским днём: Пять признаний в…

    Мы собрали истории о любви к профессии и делимся этими прекрасными словами с. ..

Получение в процессе закупок

Закулисный взгляд на процесс получения товаров

Веховое событие в процессе закупок происходит, когда заказанные вами товары поступают на ваш склад. Вы получили правильный продукт? Это того качества, которое вы ожидаете? Было ли доставлено нужное количество? Возможно, простые вопросы, но то, как ваша компания систематически отвечает на них, может иметь большое влияние на эффективность, производительность и, в конечном счете, на прибыльность. В нашей продолжающейся серии статей, посвященных основным этапам цикла закупок, мы заглянем за кулисы процесса получения товаров — что в него входит и почему это важно.

Где она начинается и где заканчивается?

Процесс получения товаров сопоставляет товары, которые получает компания, с заказом на поставку, выданным поставщику, проверяя, что полученные товары соответствуют заказанным и не повреждены. Процесс начинается с заказа на поставку (PO) и заканчивается успешной передачей товаров заказчику и выставлением счета в отдел кредиторской задолженности. По своей сути процесс получения товаров состоит из трех этапов:

  1. Проверка товаров
  2. Сравнение с заказом на поставку
  3. Обновление количества и проводка поступления

Часто счет-фактура поставщика поступает после получения товаров, и в этом случае существует дополнительный этап сопоставления счета-фактуры с получением документы. Мы рассмотрим сопоставление счетов более подробно в следующем посте.

Проверка товара: подсчет качества и количества

Когда посылка прибывает, важно убедиться, что вы получили нужный товар в нужном количестве.

Насколько тщательно вы проверяете полученные количества, вероятно, зависит от того, сколько посылок задействовано и насколько важно их содержимое. Если пакетов много, и в каждом пакете много элементов, полный подсчет займет очень много времени. В таких случаях может быть лучше использовать выборку для определения полученного количества. Отбор проб из нескольких упаковок может производиться по весу, физическим размерам или индивидуальному подсчету — в зависимости от того, какой метод наиболее целесообразен для конкретного продукта.

В зависимости от важности продукта и его предполагаемого использования проверка качества может проводиться или не проводиться в процессе получения. В некоторых отраслях производства продуктов питания, например, продукты могут поступать в карантинное состояние, проходить строгую проверку качества и состава. Однако, как правило, проверка качества, проводимая в процессе получения, проводится для выявления повреждений, произошедших во время транспортировки.

По сравнению с ЗП: платить только за то, что вы получаете

Естественно, вы будете платить продавцам только за правильный товар, полученный в надлежащем количестве и приемлемого качества по согласованной цене, поэтому вам нужно будет сравните приемные документы с заказом на поставку.

Если груз прибывает без счета-фактуры поставщика, этот шаг учитывается в процессе проверки. Тем не менее, для вашего отдела кредиторской задолженности важно иметь документацию, подтверждающую успешное получение, до утверждения платежа. Документы, включая заказ на поставку, отчет о получении, упаковочный лист и счет поставщика, могут быть подшиты вместе (предпочтительно в электронном формате) и приложены в процессе получения, чтобы они были легко доступны при получении счета и оплате счетов.

Запись квитанции: инструменты для правильного оформления

После того, как вы проверили поступающие товары и подтвердили, что позиции и количество соответствуют заказанному в заказе на покупку, вы захотите официально зарегистрировать квитанцию ​​по заказу на покупку. Использование программного обеспечения для электронных закупок (eProcurement) для регистрации и отслеживания процесса получения товаров повышает эффективность и помогает внедрять передовой опыт несколькими способами.

Использование программного обеспечения для электронных закупок избавляет сотрудников от необходимости повторно вводить информацию о товарах; они могут просто подтвердить полученные количества для обновления заказа на поставку. Решения для электронных закупок также могут выполнять автоматическое двух- или трехстороннее сопоставление счета-фактуры поставщика с заказом на покупку и приемочными документами. Как только товар регистрируется как полученный в вашем программном обеспечении для электронных закупок, он может быть включен в ваш подсчет доступности запасов, предоставляя точную информацию персоналу отдела обслуживания клиентов, закупок и склада. Стоимость полученных товаров или услуг фиксируется в вашей системе учета и ожидает сверки при получении счета. Кроме того, программное обеспечение для электронных закупок может автоматизировать рабочие процессы, обеспечивая соблюдение надлежащих процедур, а также предоставляя оповещения и уведомления для поддержания процесса и уведомления заинтересованных сторон о важных событиях и изменениях в процессе.

Преимущества, которые программное обеспечение электронных закупок привносит в процесс получения, невозможно переоценить, поэтому мы собрали их для вас здесь:

  • Сведите к минимуму риск оплаты товаров, которые вы не заказывали, или переплаты за товары, которые вы заказывали
  • Поддержание точного и актуального уровня запасов
  • Отслеживание стоимости товаров и услуг, которые были получены, но еще не выставлены счета
  • Ускорение, оптимизация и обеспечение большей точности процесса оплаты кредиторской задолженности
  • Сообщить команде по закупкам/покупателям, что строка заказа на покупку закрыта
  • Автоматически уведомлять запрашивающего о том, что товар прибыл (или не прибыл к сроку)

Заинтересованы в улучшении цикла закупок вашей компании? Посмотрите PairSoft в действии здесь.

Получение товаров

  1. СКМ
  2. ТОС
  3. 20
  4. 20-2
Вопросы, которые необходимо учитывать при получении товаров

В соответствии с разделом 3861 Руководства по управлению штатом, принимающий персонал должен всегда учитывать следующие вопросы перед получением любой партии:

Включает упаковочный лист, идентифицирующий заказ на поставку.

  • Это для этого отдела?
  • Он поврежден?
  • Правильно ли подсчитано количество штук?

Кроме того, при получении товаров от имени отдела необходимо учитывать следующие вопросы:

  • Предмет требует особого обращения или содержит опасные материалы?
  • Является ли доставка значительно запоздалой, неудовлетворительной или неполной?
  • Соответствует ли товар спецификациям и требованиям к упаковке, определенным в контракте, Общих положениях или любых специальных положениях заказа на поставку?
  • Требуется ли дальнейшая проверка поставки другим более квалифицированным специалистом?
  • Все ли условия, перечисленные в контракте/заказе на поставку, были соблюдены и должным образом задокументированы?
  • Существуют ли какие-либо требования по возврату при получении товара?
Стандартный пакет для получения

Стандартный пакет для получения должен, как минимум, содержать следующую документацию и быть доступным как для бухгалтерии, так и для отдела закупок для оплаты и документации по закупкам:

  • Счет-фактура или упаковочный лист
  • Приемный экземпляр Договора/ПО
  • Пользователи, не являющиеся FI$Cal, заполните отчет о получении акций (STD. 106)

Если условия перевозки требуют, чтобы грузополучатель оплачивал расходы по доставке (FOB Origin), коносамент/квитанция о доставке, подтверждающая стоимость доставки, должна быть включена в состав приемной документации.

Упаковочный лист

Упаковочный лист должен быть включен во все отправления, полученные отделом. Как минимум и в соответствии со стандартными Общими положениями штата, поставщик должен предоставить следующую информацию на упаковочном листе, чтобы сотрудники отдела-получателя могли проверить получение продукции:

  • Номер заказа на поставку, выданный системой
  • Артикул
  • Количество и единица измерения
  • Номер детали продукта
  • Описание отгруженных товаров
  • Количество задержанных заказов, если таковые имеются
  • Паспорта безопасности материалов
Получение запасов

Пользователи FI$Cal , система FI$Cal позволяет сотрудникам отделов получать запасы непосредственно в системе. Процесс получения в FI$Cal считается утвержденным контрактом/заказом на поставку для записи информации о получении в момент получения товаров. Получатель введет дату получения, полученное количество и отметит любой дефект в состоянии товара. После того, как товары или услуги получены и приняты, информация должна быть введена в систему и передана в бухгалтерию в день получения товаров.

Полностью выполненный заказ определяется тщательной проверкой количества, описания и состояния товара.

Нефинансовые пользователи , в соответствии с Руководством государственного управления, раздел 8422.20, сотрудники департамента-получателя должны подготовить отчет о получении товаров (стандарт 106) или могут использовать утвержденный документ о покупке для записи информации о получении товаров в момент их получения. получены. Когда копия документа о покупке используется в качестве отчета о полученном товаре, лицо, проверяющее товары, запишет дату получения, полученное количество и отметит любой дефект в состоянии товара. Оригинал отчета о получении запаса или документ о покупке должен быть отправлен в бухгалтерию, а копия предоставлена ​​покупателю для подачи в файл закупки в день получения товара.

ЗППП. 106 будет проштампован или аналогично обозначен как «завершенный», когда заказ будет полностью выполнен. Полная комплектация определяется путем тщательной проверки количества, описания и состояния товара.

Щелкните здесь для доступа к STD. 106.

СТАНД. 106 Орган подписи

Нефинансовые пользователи , сотрудники, ответственные за проверку и приемку товаров, должны подписать либо STD. 106 или утвержденный документ о покупке. Если ЗППП. 106 подписантом является не лицо, которое физически осмотрело и завладело товаром, а тот, кто подписывает STD. 106 должны принять меры предосторожности, чтобы гарантировать, что товары были действительно получены, проверены и приняты до подписания.

Обработчик отдела-получателя

Пользователи FI$Cal , сотрудники, ответственные за получение, проверку, приемку и отбраковку товаров, будут назначены в системе на следующие роли: Обработчик отдела-получателя. Система будет отслеживать и определять, кто обрабатывал поступление товаров и услуг в отдел.

Получение частичных поставок

Пользователи FI$Cal , если отдел принимает решение о приеме частичных поставок, обработчик отдела-получателя вводит в систему элементы, полученные по контракту/заказу на поставку. Сотрудники приемного переработчика, осматривающие и принимающие товары, заполняют:

  • Дата получения
  • Полученное количество
  • Обратите внимание на любой дефект в состоянии

Этот процесс выполняется для каждой частичной поставки, полученной в результате завершения. Последняя полученная запись для заказа должна быть помечена или обозначена как «Завершено», когда заказ полностью выполнен.

Платежи за товары и услуги, которые не были получены, ни в коем случае не обрабатываются. Услуги включают возврат товаров, как указано в контракте/заказе на поставку.

DGS/PD рекомендует персоналу службы доставки уведомлять покупателя о получении покупки в виде частичной поставки, если в транзакции покупки не указано, приемлемы ли частичные поставки. Документация о частичной поставке должна быть предоставлена ​​покупателю своевременно, чтобы обеспечить возможность любой необходимой связи между покупателем и поставщиком.

Нефинансовые пользователи , если отдел принимает решение о частичной поставке, фотокопия утвержденного документа о закупке может использоваться в качестве отчета о получении товара. При использовании документа о покупке в качестве отчета о поступлении товаров принимающий персонал, проверяющий и принимающий товары, запишет:

  • Дата получения
  • Полученное количество
  • Обратите внимание на любой дефект в состоянии

Этот процесс выполняется для каждой частичной поставки, полученной в результате завершения. Последний отчет о поступлении запасов по заказу должен быть проштампован или помечен как «Завершено», когда заказ полностью выполнен.

Примечание:   DGS/PD рекомендует, чтобы принимающий персонал уведомлял покупателя о получении покупки в виде частичной поставки, если в транзакции покупки не указано, приемлемы ли частичные поставки. Документация о частичной поставке должна быть предоставлена ​​покупателю своевременно, чтобы обеспечить возможность любой необходимой связи между покупателем и поставщиком.

Получение товаров на местах

Отделы, разрешающие доставку товаров в места, отличные от штаб-квартиры, должны разработать политику и процедуры для информирования заранее определенного персонала на местах об их обязанностях.

Сотрудники, назначенные для получения обязанностей или в качестве обработчика отдела-получателя в FI$Cal в удаленных пунктах, будут нести ответственность за подготовку/составление и предоставление следующей документации:

  • Количество единиц, указанное в коносаменте/отгрузочной квитанции, соответствует фактически доставленным единицам.
  • При наличии очевидных повреждений определите, кто их вызвал: поставщик или перевозчик.
  • Задокументируйте или введите следующую информацию в систему и передайте данные контактному лицу в штаб-квартиру:
    • Контактное лицо и телефон получателя товара.
    • Номер заказа на поставку.
    • Документация о том, что было фактически доставлено и проверено для проверки соответствия контракту/заказу на поставку (включая технические спецификации), с четкими обозначениями и объяснением любых несоответствий или частичных отгрузок.
  • Своевременно проверяйте полученные товары и сообщайте обо всех проблемах в соответствии с политиками и процедурами отдела непосредственно сотрудникам отдела закупок.
  • Покупателям рекомендуется своевременно предоставлять принимающему персоналу контракты/заказы на поставку и просматривать любые специальные инструкции, предусмотренные политиками и процедурами отдела, чтобы помочь в точном и эффективном получении товаров.

    Необходимость полной документации по приемке/осмотру/приемке

    Документация по проверке и приемке пакета инициирует процесс оплаты, так как сотрудники бухгалтерии используют эту документацию для сверки с документом о покупке и счетом-фактурой поставщика. Эта документация также содержит материалы, необходимые покупателю для выполнения любых действий после заключения контракта, включая закрытие закупки или проведение последующих действий с поставщиком в отношении просроченных или неправильных поставок.

    Непредоставление всей необходимой документации и несоблюдение всех соответствующих политик и процедур в конечном итоге приводит к ненужной задержке платежей поставщикам и может привести к тому, что отдел уплатит штрафы за просрочку платежа.

    Рекомендации

    DGS/PD рекомендует нанимать персонал:

    • Держите контракт/заказы на поставку открытыми до тех пор, пока поставщики не выполнят все обязательства и поставки. Это особенно важно при принятии каких-либо частичных поставок или поэтапных поставок в течение определенного периода времени или в будущих финансовых годах.
    • Немедленно сообщайте покупателю, указанному в контракте/заказе на поставку, о любых проблемах или вопросах, связанных с доставкой, получением или несоответствиями в полученном проверенном и принятом оборудовании.